Controlling in SHK-Betrieben
Controlling empfiehlt sich heute auch für SHK-Betriebe. Das sykasoft-Programm bietet leistungsstarke Werkzeuge für Management-Aufgaben.
Was ist eigentlich Controlling? – Das lässt
sich schön mit einem Bild beschreiben: Der Unternehmer muss als Kapitän seiner
Firma (= Flugzeug) nicht nur sein Ziel genau kennen (1. Schritt: Planen) sondern
auch während des Flugs die Flugdaten ständig kontrollieren (2. Schritt: Messen),
weil sich die Bedingungen (Wetter = Markt, Gegenwind = Wettbewerb usw.) ständig
ändern. Im dritten Schritt muss er entsprechend handeln und den Kurs
korrigieren.
Controlling bedeutet also nicht „Kontrolle“ sondern „steuern“ oder „lenken“. Als erster und wichtiger Schritt beim Controlling muss das Ziel exakt festgelegt werden. Denn ein Flugzeug fliegt auch nicht einfach planlos irgendwohin. Das unternehmerische Ziel muss, in Zahlen, genau festgeschrieben sein. Man sollte sich weder beim Planen noch später beim Messen auf grobe Schätzungen verlassen.
Zeitnah messen
Die Anforderungen an Controlling im Schritt 2 (Messen) werden durch eine leistungsfähige Software wie sykasoft unterstützt. Auswertungen aus Baustellen und Kundendienst, Material und Zeit werden nebenbei geliefert, da alle Daten Hand in Hand arbeiten; sie müssen nur gelesen und interpretiert werden. Dann kann entsprechend der dritte Schritt des Controlling, das Korrigieren, eingeleitet und durchgeführt werden.
- Beispiel 1: Kundenstatistik. Alle zur Adresse geschriebenen Rechnungen werden in der Geschichtsdatei gespeichert, sodass man jederzeit den Umsatz im Blick hat. Nach Auswertung können dann gezielte Maßnahmen ergriffen werden, wobei die flexibel nutzbare Struktur der Adressdatei mit Selektion nach Marketingkriterien wie Zielgruppen, Interessen u.v.m. sehr hilfreich ist.
- Beispiel 2: Auswertungen aus Projekten und Kundendienst liefern den permanenten Soll-Ist-Vergleich, der im Controlling gefordert ist.
- Beispiel 3: Im Programm Kalkulation / Deckungsbeitragsrechnung sieht man alle Eckdaten eines Auftrags auf einen Blick. Alle betriebswirtschaftlich relevanten Daten von Positionen können exportiert und in Excel ausgewertet werden. Und für die Qualitätssicherung können Projektdaten als geprüft markiert werden.
- Beispiel 4: Liquiditätsübersicht, Kontoüberwachung, Debitoren- und Kreditoren-Übersicht. Alle wichtigen Eckdaten stehen zur Verfügung, sie müssen nur ausgewertet werden.
Die Produktivität erhöhen
Seit Stand 5.00 gibt es im sykasoft-Programm die Möglichkeit des Zeit-Controlling im Modul Zeiterfassung. In diesem Programmteil werden alle geleisteten Stunden erfasst und Projekten oder Regievorgängen sowie Kostenstellen zugewiesen. Auch unproduktive Zeiten fließen in die Auswertung mit ein. Durch verschiedene Arbeitszeitmodelle sind flexible Arbeitszeiten möglich. Dadurch kann ein besonderer Kundenservice wie „auch nach Feierabend / am Wochenende“ geboten werden.
Allein die Tatsache, dass die Zeiten erfasst, also die Produktivität gemessen wird, erhöht die Produktivität. Motivierte Mitarbeiter fühlen sich dadurch nicht kontrolliert, sondern sie sind selbst daran interessiert, ihre eigene Effizienz zu kennen und zu steigern. Das gleiche gilt für verschiedene Kosten, die gesenkt werden müssen, und die sich ohne Überwachung meist ungeplant entwickeln.
Zeiterfassung erhöht die Produktivität und hilft, Kosten zu senken und das in mehrfacher Hinsicht: Im Programm Regieauftrag können die Zeiten dann automatisch verrechnet werden. Baustellen und Kundendienstaufträge können exakt nachkalkuliert werden. Statistiken und Auswertungen sorgen für Überblick. Arbeitszeiten können besser geplant werden. Und außerdem stehen die gebuchten Zeiten für Lohn- und Gehaltsprogramme zur Verfügung.
Zeiterfassung lohnt sich für SHK-Betriebe, denn die Zeit geht nicht verloren, sondern wird gebucht und verrechnet und zwar zeitnah. Das verbessert die Liquidität. Und die Zeit-Daten stehen für weitere Controlling-Maßnahmen zur Verfügung. Für das nächste Ziel, das sich dann realistischer und genauer definieren lässt.
Die Daten auswerten
Wichtig ist, die Daten miteinander in Beziehung zu sehen. Wenn die Messung beispielsweise regelmäßig monatlich durchgeführt wird, ergibt sich ein klares Bild des aktuellen Trends und es können Vorhersagen der zukünftigen Entwicklung gemacht werden. Ob für das strategische langfristige oder das operative Controlling zur zeitnahen Steuerung: die Software kann nur die Daten liefern, diese auswerten, richtig interpretieren und entsprechend handeln, das ist Controlling und Chefsache in Unternehmen.
aus: sykasoft-aktuell Juli 2003
