Moderne Kommunikation statt Zettelwirtschaft
Neue Softwarewerkzeuge für das papierarme SHK-Büro
Die
Neuentwicklungen in der aktuellen Version des sykasoft-Programms helfen, die
Organisation im Betrieb zu optimieren, Zeit, Geld – und Papier zu sparen. Ob
kleine Notizzettel, große Plantafel an der Wand, Aktenschränke im Keller oder
die Druckausgabe von Dokumenten – dies alles ist im papierarmen Büro von heute
nicht mehr notwendig.
Der kleine Telefonzettel wird ersetzt durch das neue Tool Auftragsannahme; es dient zur Schnellerfassung von Arbeitsaufträgen. Man gibt das Anliegen des Kunden ein oder ruft hierfür einen Textbaustein auf. Nach Eingabe der Telefonnummer erscheint sofort die Kundenadresse. Auch ungeschulte Mitarbeiter können mit diesem Programm Arbeitsaufträge erfassen. Die Aufträge werden geparkt und können später weiterverarbeitet werden.
Die Plantafel für durchzuführende Arbeiten hat man heute am Bildschirm – mit dem Vorteil, dass diese immer aktuell und flexibel in der Darstellung ist. Viele Anwender setzen für den Terminplaner einen Extra-Monitor ein: so haben sie die Termine den ganzen Tag im Blick. Der Terminplaner ist die Zentrale für Einsatzplanung und Organisation im Kundendienst. Arbeitsaufträge werden auf Knopfdruck aufgerufen oder neu erstellt; sie können digital weitergeleitet werden, z.B. an Notebooks, EeePC, Handys oder TomTom.
Die klassische Post hat ausgedient, zumindest in vielen Fällen. Schneller und effizienter ist es, per E-Mail zu kommunizieren und Dokumente über das PDF-Format auszutauschen. In der aktuellen Version von sykasoft können jetzt mit drei Mausklicks z.B. Angebote per E-Mail als PDF-Datei versendet werden.
Die Kommunikation mit Großhändlern findet heute online statt. In den Internet-Shops der Lieferanten können Verfügbarkeit und Preis jederzeit aktuell überprüft werden. Durch die neue IDS Connect Schnittstelle können die Artikel direkt aus den Webshops in die Software übernommen bzw. umgekehrt die Positionen aus der Auftragsbearbeitung an die Shops gesendet werden.
Auch der Aktenschrank ist jetzt im Computer. Intern im sykasoft-Programm können die Dokumente (Angebote, Aufträge, Briefe…) als PDF-Datei archiviert werden, auf Wunsch vollautomatisch. Im Kundeninfosystem, der elektronischen Kundenakte, hat man dann alle Dokumente zu Kunden immer schnell im Blick und im Zugriff.
Von Auftragsannahme, Arbeitsplanung, Abwicklung bis zur Ablage: Im digitalen Büro werden alle Daten automatisch durchgereicht und stehen genau dort, wo man sie braucht, zur Verfügung.
Diese Pressemitteilung erschien u.a. in der Fachzeitschrift "Sanitär- und Heizungstechnik" (Krammerverlag 10/2010)
