Hinweise zur GoBD
sykasoft unterstützt ordnungsgemäße Buchführung
Die GoBD geraten immer mehr in den Fokus der Finanzämter.
Darunter versteht man die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Vgl. Schreiben des Bundesministerium der Finanzen vom 14.11.2014: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html.
Wir empfehlen Ihnen, die GoBD ernst zu nehmen, sich zu informieren und Ihre Buchhaltung zu überprüfen.
Wichtig: zeitnah Buchen
Zu den wesentlichen Forderungen der GoBD gehört, dass Buchungen zeitnah erfolgen müssen. Dabei wird zwischen baren und unbaren Vorgängen unterschieden. "Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden" und "Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich". Das zwingt viele Betriebe zu Änderungen ihrer Buchungsabläufe.
Die Verantwortung für Fehler bei der Umsetzung der GoBD liegt beim Unternehmer.
Bei Fragen und Unklarheiten wenden Sie sich bitte auch an Ihren Steuerberater.
sykasoft und die GoBD Anforderungen
Das sykasoft Programm unterstützt das ordnungsgemäße Arbeiten, beispielsweise durch Benutzerverwaltung, mögliche Sperrung von Vorgängen, Rechnungsnummernvergabe, Finanzmodule mit FIBU-Schnittstelle. Neu ist z.B.
Funktion "festschreiben"
Bei den Debitoren haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen festzuschreiben. Das heißt, die Daten der Rechnungen können dann in den Debitoren und auch in den entsprechenden Projekten und Regievorgängen nicht mehr verändert werden. Sollte nachträglich eine Änderung notwendig werden, muss eine Rechnungskorrektur (Gutschrift) und eine neue Rechnung erzeugt werden. Diese Festschreibung können Sie direkt bei der FIBU-Übergabe, oder separat im Stapel durchführen. Das Datum der Festschreibung ist sichtbar. Eine Festschreibung kann nachträglich nicht mehr aufgehoben werden.
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung wurde komplett neu entwickelt. Sie verfügt jetzt über die flexible .NET Oberfläche, bietet Anbindung an Zeiterfassung per Webanwendung und berücksichtigt die GoBD-Anforderungen. Wer beispielsweise einen Monatsabschluss neu aufruft, wird vorher aufgefordert, einen Grund dafür anzugeben. Die Begründung, das Änderungsdatum und der Benutzer werden mit gespeichert.
Kasse
Bis 31.12.2016 läuft die Übergangsregelung der sogenannten Kassenrichtlinie, siehe BMF-Schreiben vom 26.11.2010, Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Betriebspruefung/008.html
Das sykasoft Modul Kasse wurde komplett neu entwickelt. GoBD-konform ist jedem Kassenvorgang ein Kassierer zugeordnet. Weiterhin unterstützt die Registrierkassensoftware Anforderungen wie täglicher Kassenabschluss und Unveränderbarkeit von Buchungen.
Unveränderbarkeit - Elektronische Archivierung
Wichtig bei der elektronischen Archivierung ist, dass eine Unveränderbarkeit sichergestellt werden muss. Eine einfache Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen zur Unveränderbarkeit ohne zusätzliche Maßnahmen nicht. Wer also nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, braucht ein elektronisches Archiv, das die Anforderungen der GoBD erfüllt. Die Dokumente müssen darin während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Die Syka-Soft hat eine Lösung entwickelt, welche nicht nur die Forderungen des Finanzamts sondern auch die Anforderungen an einen effizienten Workflow erfüllt:
